Автоматизация закупок компании

Рассказываем об автоматизации закупок в бизнесе разного масштаба: зачем она нужна, какие задачи решает и что говорит об уровне зрелости компании. А еще о том, как этот уровень повысить с помощью машинных алгоритмов и BigData.

Закупки — неотъемлемая часть бизнес-процесса любого предприятия. Для производственных и торговых компаний приобретение сырья, оборудования или готовых товаров — это ключевые операции, которые напрямую влияют на финансовые результаты. Для организаций, оказывающих услуги, пополнение запасов остается скорее сервисным, обеспечивающим процессом, но от этого он не становится менее важным. Например, чтобы обеспечить оргтехникой, канцелярией, расходными материалами и прочими мелочами офис крупной консалтинговой компании, поставок понадобится не меньше, чем для небольшого торгового бизнеса.

Порядок пополнения запасов зависит от специфики бизнеса, типа и масштаба предприятия, ограничений отрасли и обычаев делового оборота. Госкорпорации, а также крупные компании, участвующие в тендерах, вынуждены подчиняться довольно жесткому регламенту и соблюдать требования профильного законодательства. Например, Федерального закона N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Для малого и среднего бизнеса процедура менее формальна, у таких организаций больше свободы при выборе поставщиков и оформлении договоров. Однако общие принципы организации закупок одинаковы для дела любого масштаба, поэтому процесс всегда можно оптимизировать, подобрав правильные инструменты автоматизации.

Автоматизация закупок (АЗ) — это использование машинных алгоритмов на отдельных стадиях или на всех этапах приобретения любых материалов или товаров, необходимых для деятельности компании.

Зачем вводить автоматизацию

Управление закупками в любом бизнесе решает две глобальные задачи: функциональную и стратегическую. К функциональной относятся повседневные проблемы, которых можно избежать за счет эффективного менеджмента: ошибки из-за человеческого фактора, сбои в сроках, потери на неэффективной организации поставок. Стратегическая задача — это работа на перспективу: поиск новых возможностей, выявление спроса, формирование конкурентных преимуществ. Например, для ритейлера функциональные вопросы решает программа, отслеживающая запасы на складе и формирующая заказ оптовикам, а стратегические — алгоритм прогнозирования спроса или скоринг потенциальных поставщиков.

Может показаться, что вкладывать средства в автоматизацию имеет смысл только в крупных организациях, в которых один человек (или даже целый департамент) не может полноценно контролировать разветвленную сеть поставок. Но на практике масштаб и направления бизнеса влияют скорее на соотношение функционального и стратегического аспектов планирования. Чем сложнее система закупок и выше количество операций, тем больше потребность в автоматизации повседневных процессов: контроля запасов, документооборота, расчета стоимости заказов. При небольших объемах поставок или однотипных повторяющихся операциях автоматизация иногда не требуется или достаточно ввести ее на отдельных этапах. Стратегическое же планирование одинаково важно для всех коммерческих предприятий.

Вот для чего внедряют АЗ:

• сделать процессы более прозрачными, усилить контроль;
• расширить круг поставщиков;
• снять лишнюю нагрузку с сотрудников, автоматизировать рутинные задачи;
• снизить риски человеческого фактора;
• предотвратить необоснованные расходы;
• своевременно пополнять ассортимент;
• уменьшить таможенные расходы;
• сократить сроки подготовки документации;
• улучшить логистику;
• ускорить и упростить принятие управленческих решений;
• усилить конкуренцию за счет снижения себестоимости товара;
• минимизировать издержки;
• установить стабильные цены;
• оптимизировать формирование и хранение запасов;
• увеличить прибыль за счет выявления и полноценного удовлетворения спроса.

Резюмируя все эти пункты, автоматизация нужна для того, чтобы компания закупила и получила товары, сырьё или расходные материалы в таких количествах, чтобы удовлетворить спрос и при этом понести минимальные расходы. Разные исследования показали, что при закупках бизнес в 5 раз чаще несет потери из-за неэффективной организации поставок, чем по всем остальным причинам вместе взятым. Поэтому эффективность АЗ не стоит недооценивать: правильно подобранные машинные алгоритмы могут сэкономить существенный процент бюджета.

Как проходит закупка и где в ней место автоматизации

Поставку с точки зрения покупателя можно разделить на 4 этапа: формирование потребности в определенной продукции, подготовка, исполнение и контроль.

Формирование потребности

На этом этапе появляется необходимость в приобретении товаров, материалов или сырья. Эта потребность может зависеть только от внутренних процессов компании: например, при покупке капсул для кофемашин в сети стоматологических клиник или при заказе компьютеров для ИТ-компании. Но чаще на нее влияет спрос среди конечных потребителей.

Функциональная автоматизация на этом этапе помогает решить следующие задачи:

• сформировать годовой план закупок;
• проконтролировать количество запасов;
• обработать заявки на закуп или обеспечение;
• собрать и агрегировать информацию из разных источников: отделов, подразделений, дочерних организаций;
• оформить проектные закупки.

Стратегическая АЗ на этой стадии нужнее всего: именно в момент формирования потребности важно правильно спрогнозировать спрос, предугадать моду, сегментировать целевую аудиторию. Исходя из результатов таких исследований определяют нужное количество товаров, насколько востребованы они будут у покупателей и как это влияет на ассортимент.

Подготовка

Это внутренний этап работы, на котором в компании проходят несколько разных процессов:

1. Выявленную потребность документируют: уточняют количество товаров, конкретные позиции, допустимый диапазон закупочной стоимости.
2. Исходя из характеристик требуемой продукции формулируют требования к поставщикам: технические, экономические, географические, даже репутационные.
3. Компания устанавливает бюджет для приобретения всего необходимого и определяет, обладает ли необходимыми средствами (или находит дополнительные источники финансирования).
4. Для каждого процесса, нуждающегося в контроле, назначают ответственных сотрудников.
5. По заданным параметрам находят подходящих поставщиков, анализируют их работу, соответствующие отделы проводят переговоры.

На этом этапе преобладают функциональные инструменты: облачные решения, электронные торговые площадки, ERP-системы или собственное приложение компании, разработанное под специфику ее бизнес-процессов. Стратегические задачи в основном решаются при поиске и анализе поставщиков: скоринг потенциальных партнеров помогает снизить неопределенность при выборе продавца, подобрать наиболее выгодные условия, убедиться в надежности контрагента.

Исполнение

Большинство процессов на этой стадии включают отношения с контрагентами: компания заключает договоры с поставщиками, оформляет сопутствующие документы, принимает товар, переводит оплату. Если для проведения закупки требуется конкурс, его организуют, проводят и оглашают результаты. Автоматизация на этой стадии исключительно функциональная: программа собирает внутренние запросы о закупках, обрабатывает их, систематизирует информацию о заключенных сделках, составляет нужные дополнительные документы по каждому договору.

Контроль

После проведения закупки необходимо провести внутренний аудит. Основная его цель — убедиться, что потребность, сформированная на первом этапе, удовлетворена. Для этого проверяют:

• сроки: пришла ли доставка даты, которые обещал продавец;
• полноту и качество поставки: соответствует ли договору ассортимент, количество и состояние товара;
• оплату: все ли поставщики получили платежи, достаточно ли на счетах средств для покрытия выданных платежных поручений;
• документы: какие дополнительные бумаги требуются от продавца (например, гарантийные талоны), а какие ему должен отправить покупатель (уведомления о получении, документы на отгрузку, акты).

Что такое зрелость закупок

Международная консалтинговая компания KPMG, более 30 лет проработавшая на российском рынке, сформулировала теорию зрелости закупок. Под зрелостью в этом контексте понимают уровень осознанности, организованности и прозрачности закупочного процесса. Согласно этой модели предприятие может находиться на одном из 6 уровней:

1. Операционный. Отдела закупок не существует или он обладает минимальными компетенциями, планирование сводится к обработке заказов, нет единой стратегии.
2. Коммерческий. Единственный критерий выбора поставщика — самая низкая цена. Отдел закупок ведет переговоры с максимальным количеством потенциальных продавцов, добивается конкуренции между ними, провоцирует на демпинг. Другие качества поставщиков не рассматриваются. Планирование в основном краткосрочное и тоже отталкивается от возможности влиять на цену товара.
3. Уровень координации. На этой ступени у отдела закупок уже есть определенный политический вес: оно разрабатывает собственную стратегию и критерии выбора поставщиков, полностью контролирует все этапы поставок, занимается планированием (правда, пока с небольшим горизонтом — обычно до года).
4. Уровень внутренней интеграции. Формируется центральное подразделение, которое занимается исключительно стратегией и планированием, текущие задачи делегируются подчиненным отделам. Горизонт планирования доходит до 3–5 лет. В контексте закупок появляется плотное взаимодействие с другими подразделениями: маркетинговым, рекламным, производственным.
5. Уровень внешней интеграции. Процесс выстраивается под основную цель: создание ценности для конечного потребителя. Закупки становятся набором взаимосвязанных проектов, которые оформляют как виртуальную цепочку поставок, большинство процессов проходят онлайн или в специализированных программах.
6. Уровень интеграции цепочки создания ценности. создание ценности для конечного потребителя становится приоритетом, на нем строится вся многокомпонентная стратегия закупок.

Как видно из этой классификации, чем больше стратегический аспект управления преобладает над функциональным, тем более зрелой считается политика предприятия.

Как автоматизировать стратегическое планирование

Функциональные задачи АЗ решает множество программ и онлайн-платформ, подходящий инструмент можно подобрать для бизнеса любого масштаба или направления. Сложнее с принятием стратегических решений: для того, чтобы максимально эффективно планировать закупки, нужно правильно оценивать и даже заранее прогнозировать спрос. Также непросто выбрать подходящих поставщиков: чтобы отсечь ненадежных и разглядеть самых перспективных, придется обработать впечатляющее количество информации, а к ней ещё надо получить доступ. Обе эти проблемы решает Platforma — маркетплейс инструментов на основе BigData.

Компания специализируется на инструментах автоматизации под разные бизнес-задачи, включая стратегические — например, прогнозирование спроса, без понимания которого невозможно планировать закупки. Platforma оперирует большими массивами анонимизированных данных, которые получает от своих партнеров — банков, мобильных операторов и десятков других крупных партнёров. Обезличенные сведения о транзакциях покупателей, их поисковых запросах, просмотренных телепередачах, любимых брендах обрабатывает машинный алгоритм. Математическая модель прогнозирует спрос с высокой точностью. Это позволяет эффективнее использовать склады и выстраивать цепочку логистики, избежать потерь на скоропортящихся продуктах, опередить конкурентов и выставить трендовые позиции раньше них.

Для автоматизации выбора поставщиков у Platforma тоже есть подходящий инструмент: скоринг контрагентов. Это механизм оценки рисков при работе с потенциальным клиентом или партнером. Скоринговая модель — машинный алгоритм, который сравнивает данные организации или физлица с доступными сведениями о других лицах, а потом по результатам сравнения выставляет оценки по заданным характеристикам. Модель можно настроить на скоринг поставщиков: алгоритм вычислит фирмы-однодневки, оценит надежность и стабильность продавца, определит риск срыва сроков или неисполнения обязательств.

Для автоматизации закупок и других бизнес-процессов Platforma использует анонимизированные данные миллионов корпоративных клиентов и десятков миллионов физлиц. Вся информация обрабатывается в безопасном закрытом контуре. Каждый инструмент настраивается под конкретные бизнес-задачи или адаптируется под уже внедренные у клиента системы автоматизации. Например, если предприятие уже использует свою скоринговую модель, Platforma может разработать предикторы, которые сделают алгоритм более эффективным.