Как повысить эффективность закупочной деятельности

От отдела закупок зависит, получит ли предприятие необходимое количество товаров, сырья или материалов в нужный момент. Но это лишь верхушка айсберга: закупочная деятельность начинается задолго до выбора поставщика и не останавливается после доставки. Разберёмся, какие процессы в неё входят и как их можно автоматизировать.

Что такое закупочная деятельность

Закупочная деятельность (ЗД) в современном бизнесе — это краеугольный камень стабильности на рынке. Многие процессы, влияющие на конкурентоспособность товара или услуги (а значит — на продажи), взаимосвязаны. Кроме качества товара, материалов и своевременности их доставки, имеют значение репутация производителя, отношения с поставщиками, особенности транспортировки и еще множество нюансов. Как любое другое подразделение компании, отдел закупок не работает в вакууме: ему нужно оперативно реагировать на происходящие на рынке изменения, а также прогнозировать спрос для будущих поставок.

Чтобы максимально эффективно настроить ЗД, её стоит рассматривать как систему, в которой взаимодействуют производитель, поставщики, сама компания, её клиенты, конкуренты и конечный потребитель.

Что входит в закупочную деятельность

Важная (и самая «видимая») часть ЗД — это закупочная логистика. Она включает все процессы, необходимые для снабжения предприятия. Например:

• поиск необходимого сырья, материалов или товаров;
• переговоры с поставщиками;
• планирование маршрутов и графика поставок;
• контроль отгрузки;
• претензионная работа, возвраты;
• поиск и подготовка складских помещений, оборудования для хранения материалов или продукции.

Но закупочная деятельность выходит далеко за рамки логистики: например, решения об объёмах поставок зависят не только от текущей потребности бизнеса в снабжении. Компания может существенно изменить свою политику только за счет смены привычного ассортимента, наращивания или сокращения поставок определенных товаров. На закупках сказываются любые стратегические изменения: выход на новый рынок, ребрендинг, расширение присутствия в секторе. То есть, ЗД напрямую зависит от актуальных задач компании. Для постановки реалистичных целей требуются регулярные исследования рынка, объективный анализ поставщиков, грамотная супервизия внутренних процессов — всё это тоже относится к закупочной деятельности.

Управление закупками можно разделить на 4 ключевых направления

1. Отбор и анализ данных. Он проходит параллельно на внутреннем и внешнем уровнях с одной общей целью: выявить потребности компании в сырье, материалах, инвентаре, технике, товарах. Для этого подсчитывают текущие запасы, анализируют прошлые продажи, их динамику, выявляют дефицит или переизбыток запасов. При необходимости полученные данные фильтруют: например, исключают аномальные продажи или делают поправку на влияние промо-акций. На внешнем уровне проводят исследования рынка, прогнозируют спрос, анализируют активность конкурентов.
2. Поиск поставщиков. Даже если у предприятия уже есть постоянные партнёры, имеет смысл регулярно проводить мониторинг, менять продавца или пересматривать условия сотрудничества. Найти возможные источники поставок недостаточно: также нужно проверить потенциальных подрядчиков, оценить возможные риски. Базовыми критериями выбора поставщика считаются цена и качество товара, а также надёжность компании, но параметров оценки может быть намного больше. Чем шире выбор, тем больше характеристик может позволить себе учитывать покупатель. Финансовая стабильность и кредитоспособность поставщика — это универсальные требования, а дополнительные параметры нужно выбирать исходя из специфики бизнеса. Например, возможность экстренно доставить дополнительный заказ или увеличить объёмы поставок.
3. Расчёт заказов. Его проводят на базе данных, полученных при анализе рынка и поставщиков. Объём заказа зависит от текущей бизнес-стратегии, также на него влияют товарные и транспортные ограничения. Универсальная формула расчёта выглядит так:

(Плановый запас+страховой запас) ― общий остаток товара = общий объём заказа

При необходимости к этой формуле добавляют предикторы — переменные, учитывающие релевантные для компании факторы. Например, планируемый коэффициент роста продаж на фоне скидок или сезонных акций. Помимо общего объёма заказа необходимо определить другие условия поставок: объём минимальной партии, ассортимент, кратность, сроки, график оплаты, порядок возврата.

4. Организация и контроль поставок. Это направление может показаться чисто техническим процессом (в нем действительно много рутинных операций, часть из которых многие компании безболезненно автоматизируют). Однако без слаженной организации и четкого контроля все стратегические решения, принятые на предыдущих стадиях ЗД, невозможно воплотить в жизнь. К организации относятся оформление отношений с поставщиками (договоры, оферты, тендеры), обеспечение логистики, подготовка складских помещений. Контроль проявляется в мониторинге запасов, сглаживании переизбытка или дефицита, проверке качества отгруженной продукции, супервизии работы всех включенных в ЗД отделов.

Как делать закупки эффективнее?

Одна из самых существенных проблем ЗД — человеческий фактор. Раздутый штат увеличивает издержки, коррупция оборачивается многомиллионными потерями. Помимо осознанных действий сотрудников, стабильности бизнеса могут вредить банальные ошибки (погрешности в расчётах, неточные прогнозы) или предвзятость. Все эти проблемы решает автоматизация процессов, подходящие инструменты можно подобрать для каждого направления снабжения. Разберемся, как это работает для разных аспектов ЗД.

Предварительный анализ

Существует множество программ для контроля складских запасов, автоматизации заказов, бухгалтерского учёта. Наиболее продвинутые из них не только фиксируют движения на складах: еще они учитывают свершившиеся и будущие продажи, планируют заказы поставщикам. За счет внедрения таких систем компания может снизить количество персонала или более эффективно загрузить имеющихся сотрудников: снять с них рутину, освободить рабочее время для более креативных задач. Кроме того, при автоматизации учёта запасов снабжение не завязано на конкретных работников: за счёт этого можно непрерывно поддерживать рабочий процесс во время отпусков, больничных или при кадровых перестановках.

Автоматизированный контроль запасов позволяет не допускать дефицита, а значит — вовремя удовлетворять спрос и не терять возможную прибыль. Не менее важно избегать переизбытка продукции: раздутые запасы занимают склад, портятся, теряют в цене — как минимум, за счет инфляции. К тому же, вложенные в их приобретение средства приходится выводить из оборота, что не лучшим образом сказывается на общей стабильности предприятия.

Для решения стратегических задач ЗД тоже есть программные решения. Например, Platforma — маркетплейс инструментов на основе BigData — предлагает инструмент прогнозирования спроса. Их особенность в том, что поведение потребителей предсказывают не только на основании прошлых продаж, модель учитывает массу других релевантных факторов: от очевидных (вроде сезонности) до совершенно непредсказуемых (например, как телепрограмма влияет на решение о покупке). Platforma оперирует большими массивами анонимизированных данных о транзакциях потребителей, их телесмотрении, запросах в интернете, любимых брендах. Большая выборка позволяет точно сегментировать аудиторию, а потом строить прогнозы на основании поведения всего сегмента. Сервис получает обезличенные сведения от своих партнёров — банков, мобильных операторов и десятков других крупных компаний. Данные обрабатывают нейросети при помощи математических моделей, алгоритм настраивается под конкретные бизнес-задачи или адаптируется под уже внедренные у клиента системы автоматизации.

Поиск поставщиков

У каждой компании свои механизмы поиска поставщиков: тендеры, участие в ярмарках и выставках, личные контакты менеджеров, отбор из предложений в интернете. Если компания рассматривает более одного продавца или производителя, процесс стоит автоматизировать: существуют специальные программы, в которых можно настроить поиск по важным параметрам. В первую очередь, это качество и цена товара, а также срок и стоимость доставки. Результаты можно фильтровать по другим характеристикам — удалённости продавца, возможности выполнения экстренного запаса, доступному ассортименту. Большинство программ позволяет провести поиск по каждой позиции для разных поставщиков. При регулярном использовании такой системы компания лучше понимает текущее положение на рынке и видит наиболее рентабельные предложения.

Автоматизированные системы контроля значительно упрощают выбор поставщика, но не отвечают на главный вопрос: стоит ли вообще связываться с потенциальным партнёром. Но даже принятие такого глобального решения можно автоматизировать: например, с помощью скоринга контрагентов от Platforma. Скоринговая модель — машинный алгоритм, который анализирует большой массив данных о поведении организаций или физлиц, выявляет пересекающиеся действия и находит зависимости. Нейросеть анализирует доступную информацию о потенциальном поставщике и оценивает ее по релевантным параметрам. Алгоритм умеет вычислять фирмы-однодневки, оценивать надёжность и стабильность продавца, определять риск срыва сроков или неисполнения обязательств.

Расчёт заказов и контроль поставок

Для автоматизации самого процесса движения товара существует два вида систем: CRM (для работы с клиентами или покупателями) и SRM (для работы с поставщиками). Сочетание двух этих опций автоматизации, скоринг контрагентов и машинное прогнозирование спроса позволяют свести издержки при снабжении к минимуму.