Планирование закупок

Планировать закупки приходится бизнесу любого масштаба и направления — не только торговым компаниям или крупным производителям. Рассказываем, на какие этапы можно разбить процесс, что входит в план закупок и как Big Data помогает подсчитать нужное количество товара.

Каким компаниям нужно планирование закупок

Почему так важно планировать закупки в торговле — очевидно: иначе есть риск встретить покупателей пустыми полками или забить склад ненужными товарами. Недостаточный ассортимент или постоянно отсутствующие позиции сказываются на репутации компании, это даёт преимущество конкурентам, и в конечном счёте ведет к потере покупателей. Переизбыток товаров не намного безопаснее для бизнеса: например, скоропортящиеся запасы приходится продавать с существенными скидками или утилизировать. С продукцией длительного хранения меньше рисков, но она тоже занимает полезную площадь на складе, а ещё — замораживает ликвидные средства, вложенные в закупку.

В сервисных компаниях закупки — скорее административный процесс, завязанный только на нужды самого бизнеса. То есть он не зависит от спроса или других особенностей потребительского поведения, поэтому достаточно предсказуем и легко автоматизируется. Для производственных предприятий планирование намного сложнее: во-первых, сбои поставок для фабрик и заводов гораздо критичнее, ведь без нужного сырья или материалов производство простаивает, бизнес несёт огромные потери. Во-вторых, на объёмы закупок влияет спрос у конечного потребителя, хоть и опосредованно: сначала он затрагивает ритейлеров, потом звенья оптовой торговли, а через их заказы уже формируется картина сбыта.

Планирование закупок не просто показывает, сколько продукции нужно приобрести: оно помогает оптимизировать заказы поставщикам, спасает от простоя товаров на складе (или остановок производственного цикла). При грамотном управлении закупками проще планировать расходы и выстраивать эффективные схемы взаимодействия с поставщиками.

Как проходит планирование закупок

Планирование закупок даже в рамках одного проекта — это многоступенчатый процесс, его можно условно разделить на несколько этапов:

1. Подготовка.
2. Планирование объёмов закупки и запасов.
3. Формирование заказа.
4. Контроль прошлых закупок и складских остатков.

Почему так важна подготовка

Предварительная подготовка и анализ могут показаться незначительной технической фазой, но именно на этой стадии компания принимает стратегические решения, которые повлияют на её репутацию, рентабельность, финансовые результаты. Последующие этапы не менее значимы, но их можно считать тактическими процессами, которые продолжают разработанную стратегию.

При подготовке к ПЗ необходимо решить две задачи:

1. Оценить текущую ситуацию: подсчитать объёмы продаж и остатков, проанализировать динамику товарооборота, выявить позиции, по которым был дефицит, сравнить предыдущий план с реальными показателями.
2. Оценить потребности компании в товарах или сырье: для этого нужно спрогнозировать спрос по группам взаимозаменяемой продукции, выявить тенденции, проанализировать активность конкурентов, сезонность, другие релевантные факторы.

Получив и обработав всю необходимую информацию, компания формирует политику на следующий этап. Например, отказывается от производства некоторых постоянных позиций в пользу выпуска нового продукта, на который ожидается всплеск спроса. Так сделали некоторые фабрики, оперативно перестроившиеся на изготовление медицинских масок в начале эпидемии ковида. Торговые компании выстраивают ассортимент, планируют загрузку складов и логистику, проводят предварительные переговоры с поставщиками.

Как прогнозировать спрос

Прогнозирование спроса — это комплексное исследование, по итогам которого строится предположение о будущих продажах. В процессе используют два типа методов: экспертные и статистические.

Первые строятся на мнении специалистов в соответствующей области — маркетологов, отраслевых экспертов, аналитиков, экономистов. Респонденты выявляют тенденции на рынке, анализируют факторы, влияющие на потребительское поведение, строят собственные прогнозы по поставленным вопросам.

Статистические методы построены исключительно на анализе фактической информации: цен, количества проданных позиций, времени хранения на складе и других исчислимых данных. Статистические методики хороши объективностью и точностью: в них исключен человеческий фактор — ошибки из-за невнимательности, предвзятость. С другой стороны, они учитывают только прошлые показатели и не всегда могут выявить зависимости, очевидные для подготовленного человека.

Современные методы прогнозирования построены на машинных алгоритмах. Первыми на компьютерные модели прогнозирования перешли ритейлеры. Их софт учитывает прошлые продажи, сравнивает между собой показатели разных периодов и умеет находить факторы, влияющие на динамику сбыта. Например, сезонность, близость праздников, расположение товаров на полках, промоакции. Все эти факторы превращаются в переменные, с помощью которых программа рассчитывает ожидаемый объём продаж. Такой способ прогнозирования хорошо работает в условиях стабильной экономики и для товаров с равномерным спросом. Для остальных ситуаций анализа прошлых показателей недостаточно: мир слишком быстро меняется, возникают и сходят на нет тенденции, в конце концов — не дремлют конкуренты.

Точно предсказать спрос можно только понимая мотивацию покупателя: его вкус, привычки, интересы, примерный уровень трат. Для этого нужно проанализировать внушительный объём информации, к которой непросто получить доступ. Компания Platforma — маркетплейс инструментов Big Data — смогла объединить всё необходимое для полноценного прогнозирования.

Platforma создает прогнозные модели на основе машинного обучения: они способны выявлять релевантные факторы, а ещё — находить пересечения между ними. Это повышает точность гипотез и позволяет адаптировать расчёты для большего количества возможных сценариев. Но главное достоинство инструментов Platforma — это доступ к огромному массиву анонимизированных данных. Компания использует данные о клиентах своих партнёров — телекоммуникационных и финансовых компаний. Сведения о транзакциях, телесмотрении, поисковых запросах и многом другом остаются обезличенными, но дают объективную картину потребительского поведения.

Как планировать объём

Что именно влияет на объём закупки — зависит от характера продукции и типа компании:

1. Предприятия-производители при закупке сырья или материалов отталкиваются от плана производства и внутренних нормативов затрат по материалам.
2. Торговые компании ориентируются на план продаж, загрузку складских помещений и, конечно, прогнозируемый спрос.
3. Любые организации закупают вспомогательные материалы: офисные расходники, ГСМ, канцелярию, питание или униформу для сотрудников. При планировании объёмов регулярных закупок стоит учитывать средние расходы за предыдущий период и значимые изменения. Например, если часть офисных работников перевели на удалёнку, можно сократить объём закупки продуктов для корпоративной столовой.

Как планировать закупочные цены

Цену устанавливает продавец, но при планировании поставок покупатель тоже рассчитывает допустимые для него значения. Вот что на них влияет:

• общая ситуация на рынке;
• бюджет компании;
• максимальная наценка;
• налоговые нюансы: нужно ли закладывать НДС, удастся ли его потом возместить;
• особенности спроса: насколько востребован товар, за какую цену его готовы покупать, с какой частотой.

Проанализировав всю эту информацию, компания определяет, какой должна быть стоимость закупки сырья, материалов или товаров, чтобы бизнес получил ожидаемую прибыль. Если такой цены на рынке нет, специалисты отдела закупок рассматривают варианты корректировки бюджета: есть ли возможность снизить наценку, поднять цену дальнейшей продажи или изменить объёмы поставок.

Как избежать дефицита

Ситуация, когда спрос превышает предложение, хороша для бизнеса только на отдельных этапах: перед повышением цен, например. В остальном — это признак непродуманной организации, а не популярности бренда. Для производства не доставленное вовремя сырьё даже может закончиться плачевно: срывом сроков перед контрагентами, потерями из-за остановки производственного цикла, оплатой простоев и штрафами. Торговые же предприятия не просто теряют деньги от каждого покупателя, которому не досталось нужного товара — иногда теряется и сам покупатель. Поэтому для каждой закупаемой позиции при планировании устанавливают допустимый минимум и максимум запаса.

Чтобы избежать недостатка товарных запасов, надо:

• заказывать такое количество продукции, чтобы объём запасов не опускался ниже установленного минимума;
• по возможности выбирать дробные поставки: более частые и менее объёмные — это позволяет более гибко реагировать на динамику сбыта;
• отслеживать и учитывать при автоматизации факторы, влияющие на колебания спроса — сезонность, ограничения импорта, даже эпидемиологическую ситуацию;
• выравнивать запасы после промо-акций или сезонных всплесков: менять график и объём поставок.

Зачем нужен контроль над остатками

Самый простой способ избежать дефицита — заказать нужного сырья или товаров побольше, «про запас». Но в бизнесе эта стратегия не работает: резервы лежат мёртвым грузом, вложенные в них деньги обесцениваются, а если товар скоропортящийся, то ещё и сгорают. Лишние запасы не позволяют рационально использовать склад, а зачастую ещё приходится нести дополнительные расходы на хранение — оплачивать электропитание холодильников и освещение, аренду контейнеров или самого склада. Поэтому недостаточно планировать объём будущих закупок — нужно регулярно избавляться от невостребованных позиций: проводить промоакции, устанавливать скидки, менять стратегии мерчандайзинга.

Как избежать профицита продукции:

• рационально составлять ассортимент, своевременно его менять;
• регулярно анализировать товарооборот;
• следить за соотношением стоимости запасов и месячного объёма продаж;
• автоматизировать сбор и хранение информации о продажах.

Что нужно учесть при расчёте заказа

В большинстве компаний, работающих с регулярными закупками, есть система расчёта заказов. Она включает:

1. График поставок. На частоту закупок влияют не только потребности покупателя, но и особенности поставщика: есть ли у него лимит минимального заказа, сколько времени уходит на доставку, за какое время обрабатывается заказ, все ли нужные позиции постоянно есть в наличии.
2. Фактические и прогнозируемые суточные продажи, а также коэффициенты, которые на них влияют — сезонность, график выходных, этапы маркетинговых кампаний.
3. Объём страхового запаса. Чтобы его рассчитать, показатель прогнозируемых суточных продаж умножают на число дней между поставками. К получившемуся числу нужно добавить минимальное количество продукции для выкладки (в торговых компаниях) или количество сырья, без которого появляется риск остановки производственного цикла.
4. Имеющиеся остатки на запланированный момент поставки.

В зависимости от специфики работы компании, добавляют специфические параметры: например, максимальный срок хранения для продукции с коротким сроком годности или связи между отдельными группами товаров.