Управление закупками

От того, насколько эффективно организованы закупки, зависит общий успех бизнеса, его финансовая стабильность и возможности роста. Разберёмся, как обычно устроено управление закупками, в чём его можно оптимизировать и какие технологии в этом помогут.

Задачи управления закупками

Управление закупками (УЗ) — важная часть стратегии компании (или должна ею быть, если руководство бизнеса думает о перспективах и дальнейшем развитии). Главная задача закупочного менеджмента — обеспечить предприятие нужным количеством материалов, сырья или товаров, а также позаботиться о небольшом запасе на случай задержки следующей поставки. Но управление не ограничивается снабженческими аспектами, оно преследует и другие важные для бизнеса цели:

обеспечить непрерывность производственных циклов;
повысить оборачиваемость капитала;
снизить издержки;
установить комфортные отношения с поставщиками;
добиться минимальной себестоимости при максимальном качестве товара или услуги;
создать конкурентные преимущества своего продукта;
повысить лояльность потребителей.

Есть исследования, которые подтверждают, что 1% экономии на закупках может повысить прибыль всего предприятия на 2–3%. Поэтому УЗ требует продуманной организации, правильно подобранных инструментов, готовности вдумчиво изучать рынок.

Как проходит управление закупками

В большинстве компаний закупками занимается специальный отдел или общее подразделение, охватывающее заодно и логистику. Даже при небольших объёмах поставок, с такой задачей редко может справиться один человек: на разных стадиях управления требуются навыки разных специалистов.

Весь цикла закупочного менеджмента можно разделить на 4 этапа:

Планирование. На этом этапе решают стратегические задачи: выявляют или прогнозируют спрос, рассчитывают объём закупки, анализируют цены на сырьё или материалы, определяют допустимую закупочную цену, находят поставщиков, проводят предварительные переговоры.
Организация. Принятые на первом этапе решения оформляют на уровне внутренней и внешней документации: составляют проект закупок, распределяют обязанности в команде, оформляют договоры и другие документы с поставщиками, рассылают заказы, выстраивают логистику. Также разрабатывают механизм размещения заказов (интернет-заказы, электронный документооборот, тендеры или подряды).
На этой же стадии компания готовится принять запланированные поставки: освобождает место на складе, арендует нужную для хранения технику, перераспределяет персонал.
Отслеживание поставок. Пока запланированные отгрузки приходят (или не приходят), отдел закупок «держит руку на пульсе»: ведёт учёт сделок, отслеживает их стадии, составляет отчёты, контролирует качество полученных товаров или материалов, следит за соблюдением сроков. Также он реагирует на изменения и оперативно вносит изменения в план поставок: например, чтобы избежать дефицита из-за задержки доставки или при неожиданном всплеске спроса.
Контроль и оценка. После проведения закупок важно зафиксировать и проанализировать результаты: отметить, насколько поставщики выполнили заявленные условия, выявить слабые места в цепочке логистики, оценить работу ответственного персонала. На этом этапе также составляют отчёты, закрывают вопросы оплаты, оформляют претензии или возврат некачественных товаров.

Насколько отдел УЗ включен в общую систему управления бизнесом — зависит от политики компании. Поскольку стратегические задачи этого отдела влияют на стабильность всего предприятия, многие компании дают такому отделу достаточно широкий круг компетенций: он может участвовать в разработке новых продуктов или усовершенствовании имеющихся, принимать решения на уровне «покупать или производить», инициировать исследования рынка.

Принципы управления закупками

Вне зависимости от того, как организовано УЗ в компании, оно строится на 6 основных принципах:

Планомерность. Хаотичные поставки приводят к дефициту или переизбытку товаров на складах, росту издержек и падению оборачиваемости капитала. Снабжение эффективно работает, если оно базируется на продуманном плане и обоснованных гипотезах относительно конечного спроса.
Оперативность. Даже самые реалистичные прогнозы дают сбои: случаются форс-мажоры, колебания курсов валют, критичные изменения в условиях импорта и логистики. Система УЗ не должна быть слишком громоздкой, иначе она не сможет быстро подстраиваться под требования рынка.
Экономичность. Одна из целей УЗ — приобрести товар, сырьё или материалы по минимальной цене при прочих равных (качестве продукции, сроках, условиях поставки).
Технологичность. При скорости принятия решений и проведения сделок, в XXI веке закупки необходимо автоматизировать. Машинные алгоритмы более эффективно решают даже некоторые стратегические задачи — такие, как прогнозирование спроса.
Своевременность. При планировании поставок нужно учитывать сезонность, колебания спроса, сроки годности, загрузку склада и массу других факторов — чтобы в итоге товар нужного качества и в достаточных количествах был доставлен в подходящий момент.
Централизация. Если в компании много подразделений, торговых или производственных точек, общая политика закупок требует унифицированного контроля. Это позволяет более осознанно выбирать поставщиков и выстраивать отношения с ними.

Как оптимизировать процесс

У любого направления бизнеса есть своя специфика УЗ. Например, ритейлеры обычно выбирают среди множества поставщиков, и в чем-то могут диктовать свои условия. А вот высокотехнологичное производство зависит от поставок редких материалов и их немногочисленных производителей. Но есть ряд универсальных приёмов, позволяющих снизить издержки и сделать процесс более гибким:

Разбить УЗ на несколько этапов: определить алгоритм работы, порядок контроля и ответственных для каждого шага.
Автоматизировать внутренние и внешние операции: оцифровать документацию, ввести CRM для работы с партнёрами и клиентами, снизить недостатки человеческого фактора, разгрузить персонал от рутины, с которой вполне справляются машинные алгоритмы.
Стандартизировать документацию: это позволяет не тратить время и кадровые ресурсы на составление каждого договора или накладной с нуля.
Адаптировать закупки под реальный спрос, а не только под нормы аналогичных периодов в прошлом.

Прогнозирование спроса, пожалуй, самый тонкий момент в УЗ. Обычно его проводят либо экспертными методами (а эксперты могут ошибаться или преследовать свои интересы), либо статистическими (такие методы точнее, но для их полноценного применения нужен доступ к большому массиву данных).

Сочетание самых эффективных методов предлагает Platforma — маркетплейс инструментов на основе Big Data. Компания оперирует большими массивами анонимизированных данных, которые получает от своих партнёров — банков, мобильных операторов, интернет-провайдеров. Нейросети с помощью математических моделей обрабатывают обезличенные сведения об интернет-активности и телесмотрении потенциальных покупателей, находит пересечения с транзакциями и другими значимыми для бизнеса действиями. Аудитория разбивается на сегменты, и это позволяет точнее предсказать особенности спроса: есть ли в нем сезонность, от чего зависит решение о покупке, есть ли необходимость в совершенствовании товара или изменении ценовой политики.